Een mogelijke procedure en belangrijke zaken waar je op moet letten.
- Wat wil je?
- Wat kun je?
- Draagvlak
- Procedure
- Waar vind je die kandidaat?
- Contract
Ad 1 Wat wil je?
Wanneer je een (nieuwe) dirigent wilt aanstellen voor jouw orkest, moet het orkest eerst goed verwoorden wat voor (soort) dirigent men wenst. Moet het een strijker (van huis uit) zijn? Of juist niet? Een blazer? Iemand met veel ervaring? Of juist iemand die geen ervaring met zich mee brengt maar nieuwe inzichten? Iemand die zich mengt in het orkest, of die er “boven” staat en gezag uitstraalt. Moet het een professional zijn met een geëigende opleiding, of mag het (goedkoper) een amateur zijn. Kortom, vragen die van groot belang zijn voor het verdere verloop van de procedure en het resultaat er van. Het is bovendien van groot belang om die vragen met het hele orkest te bespreken, zodat onmin later wordt voorkomen en de eenmaal uitverkoren dirigent ook op een draagvlak in het orkest kan rekenen (voorwaarde voor succes!).
Zie ook het globale voorbeeld van een mogelijke profielschets
Ad 2 Wat kun je?
Wees helder in de communicatie over het (gewenste) niveau van het orkest. Doe je niet beter voor dan je bent, maar zeker ook niet slechter en verwoordt de ambities in de procedure. Verwijs de kandidaten naar mogelijk publiek beschikbare opnames.
Wees helder in wat je kunt bieden: een marktconform salaris (zie onder meer: https://www.nationaleberoepengids.nl/salaris/dirigent#s-salaris en https://www.ntb.nl/wp-content/uploads/2017/03/Muziekwereld-1-2017-Tarie…; of een nader overeen te komen bedrag, meestal per uur afgesproken.
Ad 3 Draagvlak
Zorg dat de dirigent op het moment dat hij aan zijn functie begint kan bouwen op een groot draagvlak binnen het orkest. Dat doe je door
- De profielschets als orkest gezamenlijk vast te stellen
- Een sollicitatiecommissie te vormen uit het orkest (bv. per instrumentgroep 1 persoon/de aanvoerder) die weet wat er in het orkest leeft.
NB Maar houdt vooral de procedure waarin die sollicitatiecommissie functioneert zeer vertrouwelijk/geheim! Lekken uit de procedure leidt nooit tot een beter resultaat, in tegendeel: het veroorzaakt ruis op de lijn en schade, niet alleen bij de kandidaten.
Bij een jeugdorkest (van jonge kinderen) kan er ook een rol zijn weg gelegd voor een inbreng van de ouders in het opmaken van de profielschets en/of in zitting in de sollicitatiecommissie.
Ad 4 De Procedure
De procedure start met het publiceren (zie hierna) van de vacature en de profielschets. Dat kan gescheiden: profielschets staat op de website van het orkest. In de advertentie verwijs je naar die website.
Op die website geef je ook duidelijk het verloop van de procedure inclusief de daarin bepaalde data (hieronder een voorbeeld!) aan (belangrijk dat kandidaten bijvoorbeeld weten wanneer mogelijke proefdirecties zijn, zodat ze daar op kunnen anticiperen):
- publicatie vacature 1 februari 2025
- einde reactietermijn 29 februari 2025
- selectie reacties gereed 7 maart 2025
- sollicitatiegesprekken nader te bepalen
- uitnodigingen proefdirecties 1 april 2025
- 3 (of x) proefdirecties 23 april, 30 april 7 mei en zo nodig 28 mei
- Vaststelling voorkeur nieuwe dirigent 30 mei 2025
En hou je ook strikt aan deze procedure!
De eerste selectie van de kandidaten maak je in de sollicitatiecommissie door allen eenzelfde spreadsheet te hanteren met belangrijke elementen uit de profielomschrijving. Elk lid van de commissie vult dat spreadsheet voor zich zelf in. Tijdens het overleg kan een lid van de commissie zijn oordeel, gehoord de beraadslaging, nog bijstellen. Uiteindelijk maakt de commissie een keuze voor een aantal vooraf bepaalde proefdirecties.
Laat de kandidaten tijdens die proefdirecties dezelfde stukken dirigeren, zodat vergelijking mogelijk wordt, Je kunt ze ook daarnaast, als dat mogelijk is, zelf een stuk laten inbrengen, zodat je weet waar ze zich sterk in voelen.
Na elke proefdirectie peil je schriftelijk (via de mail) het gevoelen binnen het orkest.
Na afloop van alle proefdirecties vraag je aan alle leden om een volgorde van voorkeur aan te geven voor alle kandidaten. Dat is een advies aan de sollicitatiecommissie. Het is uiteindelijk de sollicitatiecommissie die het bestuur adviseert welke dirigent in de functie te benoemen (zij hebben meer informatie dan de orkestleden, maar zullen uiteraard het gevoelen van het orkest ter harte nemen).
Het advies van de sollicitatiecommissie is nog steeds vertrouwelijk. Het wordt zo spoedig mogelijk na de laatste proefdirectie en de peiling onder het orkest uitgebracht en bevat de volgorde van voorkeur van de commissie.
Het bestuur is en blijft verantwoordelijk voor de benoeming. In sommige orkesten is het bestuur ook de sollicitatiecommissie. In dat geval is het zeer belangrijk goed voeling te houden met hoe de kandidaten overkomen in het orkest.
Het bestuur gaat in gesprek met de dirigent over details van de aanstelling en de arbeidsvoorwaarden (zie hierna).
Op basis van dat gesprek besluit het bestuur ofwel om de kandidaat te benoemen, ofwel om hem/haar te berichten niet verder te willen/kunnen gaan. In dat laatste geval neemt het bestuur contact op met nummer 2 van de voorkeurslijst. En zo verder.
In geval van een benoeming van een dirigent zal dat als eerste aan die kandidaat gemeld worden. Maar zo spoedig mogelijk daarna worden de andere kandidaten verwittigd van het besluit, desgewenst met redengeving (bel ze even op en bevestig daarna schriftelijk).
Daarna worden alle schriftelijke bescheiden waar de sollicitatiecommissie over beschikt, door het bestuur ingenomen en vernietigd. NB: vraag de leden van de sollicitatiecommissie ook om alle digitale bestanden van de sollicitatieprocedure te wissen. Vertrouwelijkheid is in het belang niet alleen van de kandidaten, maar ook van het orkest.
Biedt alle kandidaten aan hun (reis-)kosten te vergoeden. Het is goed gebruik om ook aan te bieden de proefdirectie te honoreren conform het gebruikelijke tarief.
Ad 5 Waar?
Waar kun je je vacature publiceren? Natuurlijk een advertentie in de Volkskrant of Trouw kan, maar is duur. Er zijn op internet diverse sites beschikbaar waar vacatures op geplaatst kunnen worden. Voorbeeld is https://www.vacat.nl/vacatures-dirigent/. Maar er zijn er meer. De FASO overweegt ook te faciliteren in vraag en aanbod (zie de website www.faso.eu). Ook kun je gebruik maken van Facebook. Zorg voor een netwerk op Facebook waarin veel (amateur-)musici participeren. Eenmaal gedeeld kan een publicatie op Facebook een groot bereik genereren.
Ad 6 Het contract
Maak schriftelijk afspraken met de dirigent, ook al dirigeert hij of zij slechts één project.
Die afspraken gaan niet alleen over het salaris, maar ook over wie vervanging regelt bij ziekte en/of ontstentenis. De belastingdienst heeft voorbeelden van contracten gepubliceerd die voldoen aan de (belasting-)wetgeving: voorbeeld belastingdienst.
Meer informatie is ook te verkrijgen bij de KNMO: info contracten
Een eenvoudig contract is toegevoegd ter inspiratie.