FASO en AVG
Door te klikken op het woord privacyverklaring kunt u de verklaring van de FASO lezen.
FASO houdt NAW-gegevens bij die noodzakelijk zijn voor de uitvoering als koepelorganisatie met een gezamenlijke bibliotheek.
Met het lidmaatschap geven de leden de FASO toestemming om deze gegevens te gebruiken. Alleen zo kan de FASO haar taak als koepelorganisatie uitvoeren. Deze gegevens dienen door de lidorkesten zelf bijgehouden te worden. Facturen bevatten eveneens deze gegevens . Na verloop van de administratieve bewaartermijn van zeven jaar worden deze vernietigd. Van de materiaalstaten en leenhistorie dienen de NAW-gegevens twee jaar na retournering van het muziekstuk verwijderd te worden.
Op het besloten gedeelte van de website kunnen de lidorkesten optioneel contactgegevens vermelden om vindbaar te zijn voor FASO leden alleen het eventuele adres van de websites van de lidorkesten zijn openbaar.
FASO-leden en AVG
Tijdens de jaarvergadering van 24 maart jongstleden is door onze webmaster Co van Winsum met een presentatie uitgelegd wat de AVG is en wat dit voor FASO en de lidorkesten betekent. Onderstaand treft u een samenvatting van dit verhaal aan.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese privacyverordening die vanaf 26 mei 2018 door iedereen nageleefd moet worden die gegevens van natuurlijke personen bijhoudt en/of verwerkt. De uitgangsprincipes hierbij zijn:
- de persoon van wie de gegevens verwerkt worden is hiervan op de hoogte, heeft hierin toegestemd en kent zijn rechten.
- de gegevens worden alleen voor een welbepaald doel verzameld en mogen niet voor andere zaken gebruikt worden.
- alleen die gegevens die noodzakelijk zijn voor het beoogde doel mogen worden verzameld.
- de gegevens zijn en blijven juist.
- de gegevens worden niet langer bewaard dan voor het beoogde doel noodzakelijk is.
- de gegevens worden beschermd tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging.
- de verantwoordelijke (de verzamelaar) moet kunnen aantonen aan deze regels te voldoen.
- er is door de eigenaar van de gegevens (dus niet de verzamelaar!) recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht (dataportabiliteit) .
Let wel: afbeeldingen, foto’s gelden ook als gegevens! Het openbaar maken daarvan mag alleen met toestemming van mensen die herkenbaar op de afbeeldingen staan. Zonder toestemming doorgeven via social media mag, als vereniging, dus ook niet.
Wat moeten orkesten én koepels doen?
Zij moeten beschikken over een privacyverklaring en een register van verwerkingsactiviteiten. Dit kan in één document gecombineerd worden en is dan een verdere uitwerking van de uitgangspunten hierboven.
Er worden vanuit de overheid en diverse organisaties allerlei hulpmiddelen, stroomschema's en cursussen ter beschikking gesteld om de verklaring en het register op te stellen. Naar onze mening zijn de onderstaande hulpen zeer zinvol:
https://hulpbijprivacy.nl
https://rvo.regelhulpenvoorbedrijven.nl/avg/welkom
https://veiliginternetten.nl/privacyverklaring/ (privacyverklaring generator)
https//autoriteitpersoonsgegevens.nl/verenigingen-stichtingen-en-publiekrechtelijke-beroepsorganisaties (meer specifieke informatie voor onze verenigingen)
Ook zou u zich, via de KNMO, kunnen melden bij de stichting AVG (voor 15 Euro) met http://www.knmo.nl/aanmeldformulier-avg/ Daar vindt u niet alleen een 15 stappenplan (gebruiksvriendelijk) maar u krijgt vervolgens ook een verklaring dat u aan de eisen van de wet voldoet. Met de licentie heeft u vervolgens ook toegang tot de hulp van professionals.